Wat gebeurt er als er iets niet goed gaat met een order? Je neemt contact op met de leverancier. Wat gebeurt er als je ontevreden bent met de geleverde goederen, of het logistieke proces van de verstuurde goederen? Je neemt contact op met de leverancier. Wat gebeurt er als de leverancier ontevreden is over jou als klant?
Met de vaste leveranciers doe je waarschijnlijk dagelijks zaken. Je hebt ze meerdere malen per dag aan de lijn. Regelmatig heb je contact over orders, wijzigingen, strategische plannen enzovoorts. Het contact is in mijn ogen nog altijd te vaak eenzijdig. Als er iets is, of er moet wat geregeld worden, spreekt de klant de leverancier aan, vooral als deze iets niet goed heeft gedaan. In de eerste instantie is dit logisch en geheel terecht.
Wat we echter niet moeten vergeten, is dat we met de vaste leveranciers vaak willen werken aan een langere termijn relatie. Vanuit dat oogpunt bekeken, zou het naar mijn mening niet goed zijn om de contacten via de inkoper alleen vanuit de klant naar de leverancier te laten lopen. Ik denk dat het juist verstandig is, om andersom ook een lijn te openen, dus vanuit de leverancier via de inkoper naar de klant.
Richting de leverancier is de inkoper vaak het aanspreekpunt, het gezicht van de organisatie. De leverancier kent de inkoper en zal oplossingen met hem / haar bespreken. Als je veel zaken met elkaar doet, kunnen er uiteraard ook veel dingen mis gaan, die natuurlijk netjes moeten worden opgelost. Juist door een lijn te openen vanuit de leverancier, via de inkoper naar de klant, geef je de leverancier een stukje vrijheid en ruimte. De leverancier kan zo ook met de inkoper praten over zaken die niet prettig zijn, of niet lekker lopen. Als inkoper kun je dan je best doen om een en ander op te lossen of te veranderen.
Wanneer andere mensen in contact staan met de leverancier en niet altijd duidelijk zijn naar de leverancier toe, moet er een mogelijkheid zijn voor de leverancier om daar met de klant over te praten. De inkoper kan fungeren als het eerste aanspreekpunt. Dit geeft de leverancier een stukje rust en vaak een vertrouwd gevoel. Wanneer je op deze manier te werk gaat, zal de leverancier merken en ervaren, dat je als klant niet alleen op geld besparen uit bent, maar ook openstaat voor het verbeteren van processen en dus resultaten op langere termijn. Samen kun je prima groeien en dat is voor beide kanten positief. Wanneer je als relatiebeheerder in dit geval te werk gaat, kun je escalaties bij de leverancier neerleggen en bespreken, maar ook andersom klachten of vragen opvangen en die bij de juiste persoon neerleggen.
Als er binnen de organisatie iets gebeurt en men komt er met de leverancier niet uit, dan zal de desbetreffende persoon bij de inkoper als relatiebeheerder (ofwel ambassadeur) aan kunnen kloppen, in de hoop dat je de zaak onder je wilt nemen en wilt proberen op te lossen voor beide partijen. Andersom werkt dit dus hetzelfde. Een leverancier heeft bijvoorbeeld een zending terug ontvangen en is eigenlijk genoodzaakt om kosten daarvoor in rekening te brengen. De leverancier heeft geprobeerd om er met de klant over te praten, echter werd men het samen niet eens. De inkoper als ambassadeur kan vervolgens de zaak bekijken en zoeken naar bijvoorbeeld een commerciële oplossing. Wanneer je als klant namelijk altijd maar tegen werkt, zul je merken op langere termijn dat de leverancier ook minder voor jou klaar staat. Problemen moet je samen zien op te lossen, het is een beetje geven en een beetje nemen. Echter blijft de leverancier natuurlijk wel altijd verantwoordelijk voor zijn / haar daden!
Tags: Actualiteit, Ongerubriceerd
