Het Acapulco-syndroom (1)

Over gedragsverandering in organisaties

Hoe komt het toch dat we onze gedachten niet bij een vergadering kunnen houden? Kunnen onze hersenen niet meer dan een beperkte hoeveelheid informatie bevatten? Zijn vergaderingen of sprekers echt zo saai dat wij onze gedachten er niet meer bij kunnen houden? ‘Er wordt hier geregeld en lang vergaderd over scheefliggende stoeptegels in Jipsingboertange’, aldus voormalig VVD-coryfee Johan Remkes (Peeperkorn & Sitalsing, 2007) over de vergaderwoede in de politiek. Geen wonder dat veel aanwezigen bij vergelijkbare vergaderingen half in slaap vallen en de gedachten laten afdwalen. Want laten we wel wezen, veel vergaderingen zijn oersaai, blijven draaien om hetzelfde punt en gaan vaak het langst over de minst belangrijke zaken (of het kortst over de belangrijkste zaken, zie Kerstkaartmanagement). Het is daarom niet meer dan begrijpelijk dat veel vergaderaars mentaal afhaken.

Uit onderzoek onder achthonderd Europese leidinggevenden uit heel Europa blijkt dat de meeste vergaderingen volstrekt niet voldoen. Maar liefst 61% van de ondervraagden stelt dat vergaderingen niet efficiënt zijn en weinig bijdragen aan het delen en doorgeven van informatie. Verder denkt 71% van de ondervraagden dat de eerste winst behaald zou kunnen worden door een betere voorbereiding. Het niet duidelijk afspreken van taken en verantwoordelijkheden wordt door 52% gezien als reden dat vergaderingen niet productief zijn.Het onderzoek mag uit 2008 stammen, zou er sindsdien veel zijn veranderd? (Mindjet/Netviewer, 2008)

Veel mensen denken bij inefficiënte vergaderingen vooral aan de politiek of de semioverheid, maar in het bedrijfsleven kan men er ook wat van. Neem John de Mol, de producent en (mede)bedenker van tv-formats als Big Brother en The Voice of Holland, die zijn bedrijven verkoopt omdat hij zijn energie niet meer in vergaderingen wil steken. Tijdens een kort ziekbed ontdekt hij dat minimaal 40% van zijn tijd volgeboekt staat met vergaderingen waar hij helemaal geen zin in heeft. In zijn tijd bij Endemol gaf hij al aan niet echt te zitten wachten op urenlange discussies over het pensioenplan, de leaseregeling of andere, in zijn ogen, nevenzaken. Hij wil als ondernemer liever zijn energie steken in het bedenken van nieuwe formats. En dus verkoopt hij zijn bedrijven, eerst Endemol en later Talpa, gewoon om weer met een schone lei te beginnen en creatief te kunnen zijn. Waarschijnlijk dwaalden zijn gedachten tijdens het een of ander pensioenoverleg geregeld af naar een nieuw te ontwikkelen format: Close The Pension Gap!

Dit is een normaal fenomeen. Onze gedachten blijken namelijk tijdens vergaderingen met enige regelmaat af te dwalen naar compleet andere onderwerpen, terwijl collega’s vol overgave hun punten proberen te scoren. Denk je tijdens meetings plotseling aan een mooie vakantie, een nieuwe auto, de schoolprestaties van de kinderen of het optreden van jouw favoriete band in het weekend? Of beter nog, mijmer je tijdens een oersaaie bijeenkomst plotseling weg in je dagdromen over een strand vol palmbomen waar je met leuke dames en/of heren om je heen cocktails aan het drinken bent? Troost je met de gedachte dat dit een heel normaal verschijnsel blijkt te zijn dat zelfs een naam heeft, het Acapulco-syndroom. Volgens Dik Jan Eppink, voormalig rechterhand van Eurocommissaris Frits Bolkestein, bleek dat men in liefst 90% van de gevallen tijdens vergaderingen gedurende kortere of langere tijd aan totaal andere dingen dacht dan aan de agendapunten van de bijeenkomst. (We hebben het hier over vergaderingen bij de Europese Commissie en het Europese Parlement, daar zou een deel van de verklaring kunnen liggen.) Wuivende palmbomen, leuke dames en geld blijken het goed te doen bij de heren. Zeg maar dat wat je in de Mexicaanse badplaats Acapulco mag verwachten aan te treffen. De dames blijken vooral aan het dagelijkse huishouden te denken (Peeperkorn & Sitalsing, 2007).

Hoe komt het toch dat we onze gedachten niet bij een vergadering kunnen houden? Kunnen onze hersenen niet meer dan een beperkte hoeveelheid informatie bevatten? Zijn vergaderingen of sprekers echt zo saai dat wij onze gedachten er niet meer bij kunnen houden? Er zijn zelfs woorden die de remmende werking van maar voortdurende en nergens toe leidende bijeenkomsten treffend weergeven: de vergadertijger en vergaderverkalking. Hierover meer in het tweede deel van het Acapulco-syndroom, waarin ik ook inga op vertragingstactieken als filibusters.

Dit is het eerste deel van een serie van drie over het Acapulco-syndroom die op deze site zal verschijnen. De serie als geheel is een ingekorte versie van een hoofdstuk dat aan dit syndroom is gewijd uit het boek 'Het dodo-effect, over gedragsverandering in organisaties'. Bestelinformatie: isbn 97890244038514 | 184 pagina’s | paperback en gratis-e-book| € 20,00. U kunt het boek hier bestellen: Managementboek, Bol.com en Boom/Nelissen of bij de beter gesorteerde boekhandel.