Weet u wat bij uw secretaresse leeft?

Momenteel ben ik mij aan het voorbereiden op een lezing die ik eind januari voor ruim 100 secretaresses tijdens het Nationale Secretaresse Congres 2006 dien te houden. Omdat ik zelden tot nooit een standaard verhaal kan (of wil) afsteken, ben ik op zoek gegaan naar meer informatie over de doelgroep. Dat was nog niet eenvoudig, want er is weinig onderzoek en goede inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de secretaresse in z'n algemeenheid te vinden. Wat houdt hen eigenlijk bezig? Heeft u enig idee of ze hun werk leuk vinden? Of wat ze van de Nederlandse vergadercultuur vinden? En wat vinden ze eigenlijk van uw werkzaamheden?

In mijn carrière ben ik veel managers (m/v) tegengekomen die letterlijk uitspraken niet meer zonder secretaresse te kunnen functioneren. Daarom is het toch wel opmerkelijk dat aan het dagelijks werk van secretaresses in de managementliteratuur zo weinig aandacht wordt besteed. Als er zo'n directe lijn wordt gelegd door de managers zelf, zou het functioneren van deze managers dan niet direct gebaat zijn bij goed en efficiënt functionerende secretaresses? Is daar dan niets over te schrijven? Kortom, tijd om er eens wat aandacht aan te besteden. Een zoektocht op internet leidt tot een beperkt aantal interessante websites, waar ik de onderstaande informatie ben tegengekomen (foto: uit de Amerikaanse tv-serie: The Private Secretary, 1955).

Onderstaand worden de antwoorden weergegeven op enkele vragen, die afkomstig zijn van de website management support. Er worden door de redactie aldaar altijd 3 keuzes voorgelegd en het aantal respondenten ligt zo tussen de 300 en de 1.000 per vraag. De antwoorden geven dus een leuke indicatie van de gevoelens, gedragingen en gedachten van de management assistenten. Laten we beginnen met het oordeel van de secretaresses over het vergadergedrag in Nederland, ook een van mijn stokpaardjes. In mijn ogen kan het aantal vergaderingen enorm worden verminderd, zonder dat iemand er iets van zal merken. Hierover later op deze site meer. Eerst aandacht voor de secretaresses.

Op de vraag 'Notulen maken is helemaal niet nodig'  luidt het het antwoord in 3% van de gevallen 'mee eens, niemand leest toch de verslagen', 57% van de antwoorden luidt 'een aparte actielijst en besluitenlijst is voldoende' en in 40% van de gevallen is het antwoord 'elke vergadering moet worden genotuleerd om misverstanden te voorkomen'. Conscientieus dus, die secretaresses.  Zijn ze dan ook blij met uw vergadergedrag? Dat is maar de vraag, gezien de antwoorden op de stelling 'Nederland vergaderland. Dat geldt zeker ook voor onze organisatie!' Bijna 69% geeft als antwoord 'Mijn manager vergadert zich suf. En ik maar notuleren'. Ruim 18% stelt 'Nee hoor, vergaderen doen ze hier bijna nooit. Dat scheelt een hoop werk' en toch nog in ruim 13% van de gevallen wordt 'Was dat maar zo. Er wordt bij ons veel te weinig overlegd!' als antwoord gegeven.

Vindt U desondanks dat de secretaresses wel een erg '9 tot 5' gedrag vertonen, hierbij de antwoorden op 'Overwerk, dat hoort erbij!'. Bijna 6% antwoord 'Mooi niet, ik ga om 17.00 direct naar huis'. Bijna 54% antwoord 'alleen als het gecompenseerd wordt in uren of loon' en ruim 40% antwoord 'ik sta altijd klaar voor mijn manager/bedrijf'.

Meest opmerkelijke resultaat kan gevonden worden bij de vraag, 'Heb jij spijt van je opleidings- of carrièrekeuze?' Bijna 34% stelt 'Nee, ik ben blij dat ik secretaresse ben, leuke job!'. Ruim 45% zegt 'Ja, als ik het over kon doen, dan zou ik het anders aanpakken' en ruim 20% 'Nee, maar ik weet nog niet hoe het zich verder gaat ontwikkelen'.

Kortom, heren en mevrouwen managers. Er is werk aan de winkel. De helft van de secretaresses zou liever iets anders doen, terwijl u niet zonder hen kunt. U kunt dus niet meer wachten tot secretaressedag om aandacht aan hen te schenken! Overigens, de regelmatig in haar eigen series als secretaresse optredende actrice en comedienne Lucy Ball is in Amerika gekozen tot belangrijkste vrouw uit de vorige eeuw!