De Anti-Vergaderaar (1): Europese cijfers over nut vergaderingen

Al eerder heeft de 1minutemanager de strijd aangebonden tegen zinloze vergaderingen. In dat opzicht mag gesproken worden van een absolute anti-vergaderhouding. In mijn ogen zijn vergaderingen vaak onnodig lang, slecht voorbereid, worden de gemaakte afspraken niet opgevolgd en worden taken en verantwoordelijkheden niet of slecht verdeeld. Nu blijkt ook uit officieel onderzoek onder 800 Europese leidinggevenden uit heel Europa dat de meeste vergaderingen volstrekt niet voldoen. Liefst 61% van de ondervraagden stelt dat vergaderingen niet efficiënt zijn en weinig bijdragen aan het delen en doorgeven van informatie.

Het kan niet anders dan dat ook u in de Nederlandse vergadercultuur regelmatig geïrriteerd raakt door vergaderingen die vooraf zinvol lijken en achteraf een ‘waste of time’. Deelnemers komen te pas en te onpas binnen, soms midden in de vergadering. Of lopen weg gedurende de vergadering. Ook is de voorbereiding van de meeste zo niet alle deelnemers ondermaats en vindt er een slechte verslaglegging plaats. Taken en verantwoordelijkheden worden niet voldoende helder verdeeld en de controle en navolging van de afspraken in toekomstige vergaderingen laat veel te wensen over.

Toch zijn we in Nederland gek op vergaderen. Zo heb ik ooit in een organisatie mogen rondlopen waar van maandag tot donderdag volop werd vergaderd. Helaas bleef hierdoor veel van het werk liggen, hetgeen tot stagnatie en consternatie in de bediende markten leidde. Hierover moest dan natuurlijk wel eerst vergaderd worden! Dat de organisatie niet in het leven geroepen was om de vergaderzalen vol te plannen, daar was blijkbaar nog nooit iemand achter gekomen! (zie foto: een prachtige lege vergaderzaal!)

Kortom, ik ben geen vergadertijger en  geloof wel dat veel vergaderingen gebaat zouden zijn bij een volledig andere aanpak. Dit blijkt ook uit het Europese onderzoek, dat ik dankzij lezer Martijn Botermans (dank) op het spoor ben gekomen.

Dat vergaderen weinig productief is, wordt bevestigd door het onderzoek onder ruim achthonderd leidinggevenden in Europa. Uit het onderzoek blijkt dat 61 procent van alle vergaderingen niet efficiënt is en weinig bijdraagt aan het delen en doorgeven van informatie. Verder denkt 71 procent van de ondervraagden dat de eerste winst behaald zou kunnen worden door een betere voorbereiding. Het niet duidelijk afspreken van taken en verantwoordelijkheden wordt door 52 procent gezien als reden dat vergaderingen niet productief zijn.

Het zijn simpele getallen en feiten. Toch blijkt dat juist in een goede voorbereiding en het maken van goede afspraken, die ook worden (op)gevolgd in de tijd veel winst is te halen. Want laten we wel zijn, als 61% van de vergaderingen zinloos is, dan is hier toch een enorme winst te halen voor managers? Of je stopt met de vergaderingen en gaat je tijd besteden aan wel zinvolle activiteiten, of je pakt de zaken anders aan.

Mijn tips:

1) Iedereen op tijd binnen; vast tijdstip beginnen.

2) Iedereen de stukken gelezen, dat betekent ook dat de stukken minimaal een paar dagen van te voren verstuurd moeten zijn.

3) Laat de vergadering niet te lang duren, een uur moet bij normale gang van zaken voldoende zijn.

4) Goede verslaglegging.

5) Verdeel taken en verantwoordelijkheden.

6) Zorg voor opvolging van de taken en verantwoordelijkheden, laat het terugkeren op de agenda totdat de zaken volledig afgewikkeld zijn.

7) Begin eens met te kijken naar uw agenda. hoeveel vergaderingen staan er nu al gepland voor september en oktober. Kan dat niet wat minder?

10 thoughts on “De Anti-Vergaderaar (1): Europese cijfers over nut vergaderingen”

lineke 13 jaar ago

nog wat tips,
-laat mensen die op voorhand aangeven zich niet te hebben voorbereid niet meepraten. Meepraten komt meestal neer op reageren op wat een ander zegt, de reactie wordt dan over het algemeen gegeven op betrekkingsniveau.
-neem als leidinggevende af en toe zelf beslissingen zonder dat daar (uitvoerig) over is vergaderd. Ik ben ervan overtuigd dat heel veel vergaderen een teken is van onzekerheid mbt leiderschap, of een doorgevoerd streven naar consensus.
-vermijd wvttk of rondvraag, beperk ze in elk geval in tijd. Neemt het meer tijd dan doorschuiven naar een volgende vergadering.
-doe mededelingen zoveel mogelijk schriftelijk, buiten de vergadering om.
-agendapunten een week vooraf laten inleveren! Niet inleveren is niet bespreken…
-las af en toe een overleg of een moment in waar uitvoerig kan worden gekletst of bijgepraat of wat ook. Dit is vooral van belang voor (vrouwen)teams die daar onder werktijd geen gelegenheid voor hebben.

Nog meer tips???

Jan Braeken 13 jaar ago

Schitterend onderwerp met briljante tips. Ik ga volledig akkoord. Ik heb nog één ‘toevoegende’ tip die wij in het verleden in ons team toepasten, en die ik nog steeds de beste van allemaal vind : bij het melden en bespreken van problemen moesten wij vooraf, ik herhaal, vóór de vergadering begon, zelf reeds een voorstel tot oplossing formuleren. Zo bespaarden we zeer veel discussietijd en werd het brainstormen naar oplossingen verkort.
Vanzelfsprekend is een vergadering tijdrovend als zij niet structureel tot in de puntjes is voorbereid, georganiseerd en geresponsabiliseerd, vooral als er geen detail-minnende vergadercultuur is die samenhangt met het ontbreken van een gefundeerde bedrijfsvisie. Gewoonlijk zijn het in dit opzicht de simplistische ‘doeners’ zonder visiecultuur die met groot lawaai en nog grotere mond de meer realistische ‘denkers’ met visiecultuur vergaderlokalen uitblazen, en daarmee ook een structureel scherp gerichte vergadercultuur en een efficiënte samenwerking in een bedrijf vernietigen.
Wat de tijdrovende ‘doeners’ daarbij nog het meest ontbreken is interpretatiekunde en interpretatiekunst. Dat is volgens mij een oneindige kunst, die gedurende jaren moet geoefend worden. Omnidimensioneel.

GuusjA 13 jaar ago

Komt door de cultuur van ‘Heer ik ben niet waardig dat ik tot u kom ….’.
Dat mensen zich eerst willen indekken voor hun gedrag. Daardoor veel vergaderingen en procedures en het gevolg is … schipholbrand en een getormenteerde OM.

Daarom meer respect voor ‘waarheid delen’.

Echter deze mensen ‘Ad Bos, Ayaan Hirsi Ali en vele andere klokkeluiders worden weggepest door de ‘Macht van het WegKijken’.

Rob 13 jaar ago

Tip die ik van een collega manager heb gehoord…..staand vergaderen.. vergaderingen worden korter en effectiever, want iedereen wil weer weg (naar zijn/haar volgende vergadering ??)
Heb het zelf nog niet toegepast, maar ben benieuwd.

john 13 jaar ago

Wat ook helpt is het stellen van een vergaderdoel en sub-doelen per agendapunt. aan het eind kan bekeken worden wat de resultaten dan zijn.
de voortgang van de vergadering moet ook strikt geleid worden door de voorzitter/organisator; het voorkomen van afdwalingen en bijzaken. houdt het op de hoofdlijnen en voorkom teveel gediscussieer.

Overigens vind ik het niet houden van vergaderingen geen middel om de inefficientie te lijf te gaan. Als je teveel energie verstookt in je huis om het warm te hebben ga je niet over op niet stoken maar isoleer je je huis.

Pak het bij de bron aan en train je mensen in vergadertechniek.

Anneke Walraven 13 jaar ago

Zeer goed en relevant onderwerp. Er zijn veel te veel mensen die vergaderen, die vergaderen om een vergadering voor te bereiden (!), en die thuis met PowerPoint zitten te spelen, om die voorbereiding weer voor te bereiden. Een enorme verspilling van tijd, geld en productiviteit.

Heb leuk aanvullende tip: plan een vergaderting op een raar tijdstip, bijvoorbeeld 09:12 uur. De uitdaging om precies om 09:12 uur binnen te zijn en te starten is uitdagender dan om 09:00 uur te starten. Met zo’n ‘ronde tijd’ neemt iedereen een loopje. Met een exacte tijd niet.

Tweede tip: begin direct met datgene dat direct besloten moet worden. Ben je er niet, dan heb je ook geen stem in die beslissing: helaas pindakaas. Ook dat helpt zeer tegen notoire laatkomers.

Mvrgr
Anneke Walraven
MD De Wandelende Coach

Fast Management (I) 11 jaar ago

[…] Soms lijkt het er wel op. Tergend langzame procedures, bureaucratie, steeds meer regelgeving, ellenlange vergaderingen, business trips die tot niets leiden. Management was er toch op gericht om alles sneller te doen […]

Nico Viergeber 11 jaar ago

Niet zo lang geleden was er een onderzoek van een socioloog dat aantoonde dat 95% van vergaderingen niet effectief was en als enig doel had de menselijke behoefte tot kuddegedrag te bevredigen.
Wanneer ik werd ingehuurd om te herstructureren, was altijd een van mijn eerste acties om vergaderingen te schrappen. Ik liet vergaderingen alleen toe wanneer er een duidelijk doel, toegevoegde waarde was. Hierdoor herkende ik dan ook de resultaten van het onderzoek: er was vrijwel geen enkele vergadering waarvan het nut aan te tonen was.
Het moet wat mij betreft dan ook veel radicaler dan wat er tot nu toe is gesuggereerd. Geen vergaderingen meer en veel meer een-op-een overleg. Dit is socialer en veel effectiever.

Grimbert Rost van Tonningen 11 jaar ago

Onze vergadercultuur is diep verankerd in onze historie. Zolang wij ons niet realiseren dat onze poldercultuur overrijp is en dat wij drastisch wat moeten doen aan verandering daarvan, zal het tobben blijven, alle aanbevelingen ten spijt over meer efficient vergaderen, zie ook mijn artikel over politiek leiderschap op managementsite of op mijn weblog 1/4 http://www.rostco.com

Fast Management (I) – 1 Minute Manager 6 jaar ago

[…] Soms lijkt het er wel op. Tergend langzame procedures, bureaucratie, steeds meer regelgeving, ellenlange vergaderingen, business trips die tot niets leiden. Management was er toch op gericht om alles sneller te doen […]

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *