Maandagochtend. Lekkere vergaderering gehad?

Maandagochtend. Het moment om elkaar weer even op de hoogte te brengen van de ontwikkelingen in de organisatie. Zeker in Nederland, we zijn niet voor niets vergaderland nummer 1. Hoewel er allerlei productiviteits- en efficiencybevorderende methoden zijn ontwikkeld, gaat de arbeidsproductiviteit in Nederland al vele tientallen jaren nauwelijks omhoog, zeker niet in de hogere echelons. De reden? Het blijft niet bij de maandagochtend, we vergaderen in de Lage Landen de hele week door.

1minutemanager bindt vanaf vandaag de strijd aan tegen de Nederlandse vergadercultuur en geeft alternatieven. Vandaag de eerste aanzet.

Een mooi voorbeeld van Nederlandse vergadercultuur las in onlangs nog eens terug in het prachtige ‘Kortsluiting’ van Marcel Metze, de vrij ontluisterende bedrijfsbiografie van Philips (hierover later deze week meer). Sindsdien is er wellicht veel veranderd bij onze multinationale trots, maar het volgende citaat van een voormalig Philips-directeur gaat in mijn ogen nog steeds op in veel organisaties. Hoe verouderd het boek en veranderd Philips ook mogen zijn:

“In mijn agenda stond zestig tot zeventig procent van de tijd vast voor vergaderingen. Als ik om acht uur begon, had ik een uur tijd om werk te verdelen en mensen opdrachten te geven. Om negen uur ging ik dan de vergaderingen in. Meestal was negen-tiende van de agenda voor mij niet interessant, maar als ik niet ging, liep ik het risico dat er dingen zouden gebeuren die ik niet wilde, of dat men om mij heen ging lopen. Ik had de keus, mijn positie laten uithollen of zorgen dat ik er was. Door al die vergaderingen had ik niet eens de tijd om overdag de post te lezen (…..).” (blz. 135)

Tot zover het vrij ontluisterende citaat. Wat staat er echt te lezen? Dat de beste man negen-tiende van zijn tijd zat te verdoen in vergaderingen die niet erg relevant voor hem waren, behalve (in zijn ogen althans) om zijn positie veilig te stellen. Een vrij herkenbaar fenomeen, lijkt me.

We vinden vergaderen heerlijk in Nederland. We hebben het idee dat er dan gewerkt wordt. Dat we met de goede zaken bezig zijn. Dat idee kan echt radicaal in de prullenbak. In mijn ervaring zijn vergaderingen vaak zeer slecht voorbereid, zowel door de voorbereiders zelf als door de deelnemers. Ook wordt er nauwelijks gekeken naar de ‘opvolging’ van vorige vergaderingen, duren ze per definitie te lang, voegen ze weinig toe aan wat al bekend is en voeren de verkeerde mensen vaak het hoogste woord. En dat alles terwijl het werk waar het echt om gaat blijft liggen.

Kortom, het moet anders wil de efficiency en effectiviteit van de Nederlandse maatschappij het weer op kunnen nemen tegen de internationale concurrentie.

De vergadercultuur en de wijze waarop deze verbeterd kan worden zal de komende weken daarom een van de speerpunten zijn van 1minutemanager. Uw eigen ervaringen worden natuurlijk al altijd zeer op prijs gesteld. Zowel voor wat betreft goede als slechte ervaringen met vergaderingen en vergaderen.

4 thoughts on “Maandagochtend. Lekkere vergaderering gehad?”

Martijn Botermans 16 jaar ago

Een goed initiatief van 1minutemanager. Met ervaring in inmiddels behoorlijk wat organisaties zowel in profit als non-profit tref ik het te werken in een bedrijf waar niet vergaderd wordt. Een soort ongeschreven regel dat vergaderen zonde is van de tijd. Wellicht is de structuur van de organisatie hier debet aan. Met het ontbreken van allerlei tussenlagen zoals teamleiders-managers in allerlei vormen en maten is gekozen voor zelfsturende teams. Wat hierdoor als aanzuigende kracht ontstaat is dat medewerkers zich vanzelf verantwoordelijk voelen en ook als zodanig opstellen. Geen slaapverwekkende bijeenkomsten waar hierarchie in functies van kwaad tot erger aan de oppervlakte manifesteren. Je regelt het per email, het wonderschone middel telefoon of in voorkomende gevallen in een onderling gesprek. Dit is effectief, loyaliteitsverhogend en constructief. Mocht het door manipulerende collega’s (de altijd aanwezige intriganten) dreigen te ontsporen kan een driekoppige directie (het bedrijf telt 400 medewerkers en 35 vestigingen) een coachende of sturende rol vervullen.
Zoals in alle structuren van een organigram zijn er ook wel weer nadelen te bedenken. Echter het voorkomt in ieder geval dat je tenenkrommend naar allerlei potentaten moet luisteren die in de overtuiging leven de waarheid in pacht te hebben. Haantjesgedrag, ellebogenmethodieken en machtsmisbruik komen in zelfsturende teams c.q. vestigingen m.i. minder voor. Simpel doordat je gecorrigeerd wordt door je directe collega’s van welke functie ook.
Een bijkomend voordeel is in ieder geval dat je tijd bespaart en dat vertaalt zich regelrecht in betere prestaties en niet te vergeten plezier in je werk.
Leve de zelfsturende organisatie!

William Vananderoye 16 jaar ago

Vergaderitis

Wel, beste Nederlanders, Vlaanderen blijft hier heus niet achter hoor. Tegenwoordig heb ik niet te klagen met gemiddeld “slechts” drie vergaderingen per week. Maar tijdens mijn (lange) loopbaan zal ik naar ruwe raming zowat 4500 vergaderingen hebben meegemaakt, waarvan de helft als verslaggever. Enige ervaring is intussen dus wel aanwezig. Met 2 uur per vergadering (en dat is een onderschatting) heb ik 9000 uur aan een vergadertafel doorgebracht. Dat zijn welgeteld 1125 werkdagen of bijna vijf volle werkjaren! Alsjeblief, daar kijk je toch wel van op.
Moest ik het “kwaliteitsgehalte” inschatten – de effectiviteit van deze ‘vergaderitis’ voor de job zelf – dan vrees ik dat 75% van die vergadertijd verloren is gegaan aan overtollige agendapunten (pijnpunt nr. 1), van het onderwerp afwijkende besprekingen (nr. 2), veelvuldige maar weinig nieuws bijbrengende tussenkomsten (nr. 3) en (nr. 4) eindeloze variaties op hetzelfde thema. Een hardnekkige kwaal is dat we geneigd zijn om onszelf graag bezig te horen, wat haast onvermijdelijk gepaard gaat met onze andere neiging om slecht te luisteren naar anderen. Timide deelnemers die wel waardevolle inbrengen kunnen doen, worden vaak overroepen (soms letterlijk) door assertieve deelnemers die vooral dénken dat ze iets zinnigs te vertellen hebben.
Zeker in deze gezegende (?) tijden van high tech- en online-communicatie kan men de topzware vergaderagenda’s echt wel tot de essentiële overlegpunten beperken. Maar dan zal er toch een serieuze déclic nodig zijn in onze hersenpan wil onze vergadercultuur (gemeenzaam hebben we het nogal eens over vergaderlultuur) drastisch wijzigen.
Een besluitvaardige en bodemvaste gespreksleider is van enorme waarde; iemand die:
– de agenda correcte en concrete besprekingspunten meegeeft;
– een duidelijke timing opstelt;
– de juiste mensen aan tafel uitnodigt;
– ieder vanuit zijn deskundigheid en ervaring aan bod laat komen;
– de juiste vragen kan stellen;
– elke bespreking die dreigt te verzanden afbreekt en weer op het goede spoor zet;
– elk punt afrondt met een samenvatting en vooral een conclusie en/of een afspraak;
– met de verslaggever achteraf verloop en resultaat van de vergadering natrekt;
– en tenslotte de opvolging van de agenda streng in de gaten houdt.
En, onder ons gezegd, die gespreksleider hoeft heus niet altijd de hoogste in rang te zijn. Want dat is nog zoiets: haast automatisch gaat de “chef” ervan uit dat zijn of haar hiërarchische positie ruimschoots volstaat om het hoogste woord te mogen voeren. Of gaan de anderen daar vanuit. Terwijl de jarenlange praktijk leert dat deze houding nogal eens contraproductief werkt.
Ik ben echt benieuwd naar wat anderen over dit onderwerp te vertellen hebben.

Gyuri 16 jaar ago

Beste Willem en Martijn,

Jullie geven beide heldere en duidelijk informatie over hoe het beter kan. Perfect en mijn dank daarvoor. Een beetje gras is mij wel voor de voeten weggemaaid, toch kan juist deze infon van praktijkmensen ons allen verder brengen. Ik zal het onderwerp dan ook niet loslaten, maar stap voor stap verder proberen te brengen.
De opvolging van de agenda en duidelijke taakverdeling met Wie, Wat, Wanneer moet doen is de basis van iedere goede vergadering. Dat blijkt, althans in mijn ervaringen, nog altijd niet overal even goed te lopen. En dus is er werk aan de winkel.

vriendelijke groet,

Gyuri

De Anti-Vergaderaar (1): Europese cijfers over nut vergaderingen 12 jaar ago

[…] eerder heeft de 1minutemanager de strijd aangebonden tegen zinloze vergaderingen. In dat opzicht mag gesproken worden van een absolute anti-vergaderhouding. In mijn ogen zijn […]

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *