Rubriek: Boardroom / Strategy

Over gedragsverandering in organisaties

In de eerste twee delen ben ik ingegaan op de achtergronden van het door mij zo benoemde George-Clooney-effect. In dit laatste deel geef ik een sprekend voorbeeld uit de geschiedenis alsmede de do’s en de don’ts.

Het misschien wel bekendste en in ieder geval mooiste voorbeeld van de invloed van uiterlijkheden op de perceptie van mensen kunnen we terugvinden in het jaar 1960. Tijdens de Amerikaanse presidentsverkiezingen wordt het eerste rechtstreekse televisiedebat ooit gehouden tussen de kandidaten Richard M. Nixon en John F. Kennedy. Inmiddels had 88% van de Amerikanen een televisie-aansluiting, gestegen van slechts 11% tien jaar eerder. Nixon was door zijn ervaring op voorhand de grote favoriet en had grote dossierkennis. Kennedy was een outsider.

Over gedragsverandering in organisaties

In het eerste deel van dit drieluik ben ik ingegaan op de impact van uiterlijkheden op ons oordeel over sprekers, adviseurs en politici. Het lijkt erop dat wij er, bewust of onbewust, nog dagelijks intrappen. Heb jij bijvoorbeeld onlangs nog eens goed gekeken naar het gezicht van je leidinggevende? Nee? Dat wordt dan hoog tijd, want de analyse van het gezicht van de baas blijkt een goede voorspelling te geven van de resultaten van de organisatie. The Economist publiceerde hierover ‘Face Value, what the boss looks like determines how he performs’ (2008). Het zakenblad schenkt aandacht aan het opzienbarende onderzoek van de Amerikaanse Tufts University. Hier ontdekte men dat waarnemers die een filmpje van twee seconden over professoren bekeken, goed in staat bleken de performance van deze hoogleraren te beoordelen. De uitkomsten kwamen uitstekend overeen met de eindresultaten van en de beoordelingen over deze professoren na een semester.

Over gedragsverandering in organisaties

De goed uitziende en strak in het pak zittende politicus wordt op zijn woord geloofd, terwijl hij in het verleden toch vaak beloftes heeft gedaan die niet zijn nagekomen. De knappe spreker krijgt uitstekende beoordelingen, zelfs als blijkt dat zijn verhaal erg ‘dun’ qua inhoud is. En het aantrekkelijke, maar niet zo aardige, fotomodel wordt gezien als rolmodel. Hoe kan dat? De voorbeelden zijn samen te vatten onder de benaming ‘halo-effect’, een verschijnsel waarbij een bepaalde kwaliteit van een individu de suggestie wekt dat andere kwaliteiten eveneens bij deze persoon aanwezig zijn. Het begrip is afgeleid van het Engelse woord halo dat heiligenkrans betekent.

Het verschijnsel is voor het eerst geformuleerd door de psycholoog Edward Thorndike in 1920. Sindsdien wordt het halo-effect met grote regelmaat onderzocht, juist omdat het fenomeen zo halsstarrig en oneerlijk lijkt. Het tegenovergestelde effect bestaat eveneens en wordt het ‘horn-effect’ genoemd, vrij vertaald ‘duivelshoorneffect’. In dit geval wordt het oordeel van de waarnemer over een persoon negatief beïnvloed door de aanwezigheid van een (voor de waarnemer) ongunstig aspect bij deze persoon.

Over gedragsverandering in organisaties

Hoe kunnen we voorkomen dat deelnemers aan vergaderingen er een hekel aan krijgen en mentaal afhaken? De oorzaak ligt in een teveel aan vergaderingen, met te weinig inhoud, speelsheid en afwisseling en met te weinig heldere doelen. Begin bij het zoeken naar een oplossing voor het Acapulco-syndroom bij de essentie van vergaderen: het is gestructureerd overleggen over vooropgestelde en specifieke doelstellingen. Het doel van een vergadering kan uiteenlopen, maar de meest voorkomende zijn: de overleg- c.q. informatieoverdrachtsvergadering, de brainstorm, de instructievergadering en de besluitvormende vergadering. Tijdens en voorafgaand aan de vergadering is een aantal heldere spelregels te benoemen, die bijna iedereen wel kent, maar die nog steeds tot veel irritatie en inefficiëntie leiden omdat ze zo slecht worden opgevolgd. 

Over gedragsverandering in organisaties

Hoe komt het toch dat we onze gedachten niet bij een vergadering kunnen houden? Kunnen onze hersenen niet meer dan een beperkte hoeveelheid informatie bevatten? Of zijn vergaderingen of sprekers echt zo saai dat wij onze gedachten er niet meer bij kunnen houden? Er zijn zelfs woorden die de remmende werking van maar voortdurende en nergens toe leidende bijeenkomsten treffend weergeven: de vergadertijger en vergaderverkalking. Om over de filibuster maar te zwijgen.

Over gedragsverandering in organisaties

Hoe komt het toch dat we onze gedachten niet bij een vergadering kunnen houden? Kunnen onze hersenen niet meer dan een beperkte hoeveelheid informatie bevatten? Zijn vergaderingen of sprekers echt zo saai dat wij onze gedachten er niet meer bij kunnen houden? ‘Er wordt hier geregeld en lang vergaderd over scheefliggende stoeptegels in Jipsingboertange’, aldus voormalig VVD-coryfee Johan Remkes (Peeperkorn & Sitalsing, 2007) over de vergaderwoede in de politiek. Geen wonder dat veel aanwezigen bij vergelijkbare vergaderingen half in slaap vallen en de gedachten laten afdwalen. Want laten we wel wezen, veel vergaderingen zijn oersaai, blijven draaien om hetzelfde punt en gaan vaak het langst over de minst belangrijke zaken (of het kortst over de belangrijkste zaken, zie Kerstkaartmanagement). Het is daarom niet meer dan begrijpelijk dat veel vergaderaars mentaal afhaken.

Het dodo-effect is verkozen tot Boek van de Maand in de Management Team http://www.1minutemanager.nl/wp-admin/post.php?post=5900&action=edit#post_nameen nu ook een korte video-toelichting op het boek op managemenboek.nl en youtube. Zo blijft de Dodo dus wel in leven! Al meer dan 50 dagen in de top 40, op naar de 100.

Te bestellen via onder meer Managementboek, Bol.com, uitgever Boom Nelissen of via de beter geselecteerde boekhandels (Scheltema; Donner; Van Stockum et cetera): Boekhandel Jimmink in Amsterdam heeft nog enkele gesigneerde exemplaren voor de liefhebber. Bijgaand de recensie uit Management Team (lees verder…..)

Kerstkaart management

De trivialiteitswet van Parkinson is nog steeds actueel. Want praten we wel waarover we zouden moeten praten tijdens vergaderingen? Of zijn we snel geneigd om over koetjes en kalfjes te spreken terwijl urgente zaken blijven liggen? Dat is namelijk de gedachte achter de Trivialiteitswet van Parkinson. Die stelt dat het langst wordt vergaderd over onderwerpen met het minste (financieel) belang en het kortst over onderwerpen met het meeste (financieel) belang. De wet is in de jaren vijftig van de vorige eeuw opgesteld door auteur Cyril Northcote Parkinson, maar lijkt gezien een debacle als bij het ROC Leiden, waar enorm dure nieuwbouw die men niet kon betalen de ondergang inluidde, nog even relevant als toentertijd. Om over al die uit de hand lopende projecten en investeringen maar te zwijgen. We vergaderen veel, maar spreken we wel waar we het over zouden moeten hebben? Neem het volgende uit het leven gegrepen voorbeeld.

Over gedragsverandering in organisaties

Het afsluitende deel 3 van de Paradox van Cobb, over projecten die volledig uit de hand lopen terwijl we het toch allemaal zo goed bedoelen.

De Nederlandse overheid kent een woelige geschiedenis met ICT-projecten. Tijdens een interim-opdracht kwam ik in contact met de manager op een ministerie die de verantwoordelijkheid droeg voor een project dat tot op dat moment al honderden miljoenen had gekost. Zonde van het geld, want de nieuwe minister had bij aantreden besloten de organisatie te gaan ‘kantelen’, waardoor alle investeringen teniet werden gedaan en men weer opnieuw kon beginnen. Althans, dat was de lezing van de leverancier.

Over gedragsverandering in organisaties

‘We weten waarom projecten mislukken, we weten ook hoe we dat in de toekomst kunnen voorkomen, waarom komt er dan geen eind aan de mislukkingen?’ Dit is in essentie de gedachte van de paradox van Cobb. De paradox komt voort uit een vraag die Martin Cobb in 1995 stelde tijdens een vergadering van het Canadese secretariaat van de Treasury Board, waarbij overschrijdingen bij grote projecten ter sprake werden gebracht. Cobb was hiervan toentertijd CIO (Chief Information Officer). De Treasury Board is de enige wettelijke overheidsinstantie in Canada die zich bezighoudt met onderwerpen als accountability, ethiek, controlling en financieel management en valt rechtstreeks onder het kabinet. De Board bestaat in ieder geval uit de minister van Financiën, terwijl ook diverse andere ministers deel uitmaken van dit gezaghebbende comité. De uitspraak van Cobb leidde tot veel discussie en wordt nog steeds regelmatig aangehaald als weer eens een groot project te laat, te duur of met slechte kwaliteit wordt opgeleverd. Waarom blijkt de controle op grote projecten vaak niet meer dan een ‘wassen neus’ te zijn, ondanks allerlei moderne hulpmiddelen en technieken?